Die Behörde

In meiner Behörde arbeiten über 1000 Menschen. Im Laufe der Jahrzehnte waren mit den wachsenden Herausforderungen wechselweise hier eine Abteilung, dort ein Referat, darüber ein weiteres Dezernat, darunter eine Stabsstelle dazu gewachsen. Sie hier im Einzelnen aufzulisten, würde die geneigten Lesenden langweilen. Zudem möchte ich nicht den Aufbau meiner Behörde falsch darstellen. Es gibt zwar Organigramme, die in guter Behördentradition die wohlklingenden Namen der Organisationseinheiten satzungsgemäß wiedergeben.

Allerdings schaut in diese keiner mehr hinein. Zu ähnlich klingen die Funktionsbeschreibungen. Zu sehr weichen die Tätigkeiten von den Zuständigkeiten, die Rollen von den Funktionen ab. Und zu häufig werden durch den Entschluss einer Führungskraft eine wichtig klingende Bezeichnung gegen eine wichtiger klingende getauscht, eine große Abteilung in zwei kleinere geteilt oder zwei kleine Abteilungen in eine große fusioniert.

Vor Jahren hatte ich tatsächlich mal eine zuständige Person angetroffen, deren Aufgabe aus nichts anderem bestand, als die Funktionsbeschreibungen, Bezeichnungen und die hierarchische Ordnung auf Weisung von oben hin neu zuzuordnen. Diese Person erschien mir damals in einem Zustand zwischen verzweifelt und wahnsinnig, hatte sie doch bei jeder Weisung mit dem Umstand zu kämpfen, dass die Weisenden selbst den Behördenaufbau nicht kannten und scheinbar erratisch Funktionen verschoben, die es gar nicht gab. Es geht das Gerücht, dass die zuständige Person seit drei Jahren nicht mehr gesehen wurde.

Die Lesenden werden sich fragen, wie denn die Behörde arbeiten kann, da doch die Organigramme bei uns keine Berücksichtigung finden und so sträflich ignoriert werden. Nun, die Antwort ist einfach und zugleich auch schwer. Der einfache Teil hat unsere Arbeit zunächst deutlich beschleunigt: Wir reden miteinander. In völliger Außerachtlassung aller Dienstwege begannen vor einiger Zeit die Sekretariate mit den Referaten zu reden, die Dezernatsleitungen mit den Sachbearbeitenden, die Stabsstellen mit den Führungskräften und sogar die Vorgesetzten direkt mit der Korridorleitwarte.

Manche grauen Eminenzen in meiner Behörde mussten erst in den Ruhestand gehen, damit diese Neuerung auch in ihren Bereichen – natürlich erst nach organisatorischem Umbau – Einzug halten konnte. Doch inzwischen wage ich zu behaupten, dass es keine Stelle mehr gibt, die nicht zumindest mit den räumlich oder fachlich benachbarten Stellen reden würde.

Nun kommt der schwere Teil der Antwort. Ich muss gestehen: Es ist meine persönliche Meinung, dass ich ihn schwernehme. Andere mögen ihn für nützlich, einleuchtend oder gewinnbringend halten. Doch mögen sich die Lesenden selbst ein Bild machen.

Die Methodik sah nämlich so aus: Eine Person, nennen wir sie Frau S., sucht nach einer Information. Also steht Frau S. auf und sucht einen Menschen, der möglicherweise weiterweiß. Frau S. trifft dann optimalerweise jemanden auf dem Korridor, zum Beispiel Herrn M.. Dann fragt sie. Erhält sie die Antwort, kehrt Frau S. zurück in ihr Büro. Erhält sie nicht die Antwort, könnte Herr M. vom Korridor vielleicht sagen, wer denn solche Informationen in der Regel hat. Sagen wir, Frau W. wisse Bescheid. Nun ist Frau W.s Büro im Nebengebäude, also verlässt Frau S. den Trakt und tritt nebenan ein. Sie klopft an Frau W.s Türe, Frau W. antwortet ihr und Frau S. kehrt zurück.

Das funktionierte recht gut, auch mit allen möglichen Ausnahmen. Wenn beispielsweise Frau W. nicht anwesend war, dann probierte Frau S. am nächsten Tag, mit Frau W. zu sprechen. Oder sie gab bei Frau W.s Büronachbarn, Herrn G., Bescheid, dass sie die Frage an Frau W. hatte und sich über eine Auskunft freuen würde. Bestenfalls wüsste auch Herr G. die Antwort und alles hätte sich erledigt. Oder aber Herr G. richtete es Frau W. aus, diese suchte bei nächster Gelegenheit selbst Frau S. im anderen Trakt auf und so kam es zum Gespräch.

Gab es Anfragen von außen, passierten die Besuchenden mit ihrem Anliegen die Pforte und fragten sich selbst, beispielsweise, zu Frau W. durch. Trafen sie diese nicht an, hinterließen sie eine kurze Notiz bei Herrn G., mit der Bitte um ersatzweise postalische Auskunft. Wenn jetzt auch Herr G. nicht anwesend war, schrieb man eine kurze Nachricht und gab sie bei der Hauspost ab.

Als sich abzeichnete, dass sich das Miteinanderreden als notwendige Arbeitsweise in meiner Behörde durchsetzen würde, begann die Leitungsebene darüber nachzudenken, wie es noch besser werden könnte. Denn etliche Personen in der Leitungsebene waren unzufrieden, dass sie ihre Antworten nicht sofort bekamen. Schließlich haben sie viel zu tun und die Leistungsfähigkeit der Behörde hängt von ihrer persönlichen Leitung ab. Wenn dann also Frau W. beispielsweise nicht anwesend war, steigerte das die Ungeduld auf Leitungsebene. Die Idee, einfach wie Frau S. beim Büronachbarn G. eine Nachricht zu hinterlassen oder eine Hauspost zu schicken, war zu kompliziert und es kostete Zeit.

Ein Projektkreis wurde einberufen, ein Lenkungskreis bestellt. Am Ende entwickelte die Entwicklungsabteilung (es kann auch die Korridorleitwarte gewesen sein, so genau weiß ich das nicht mehr) eine Lösung, die als Weisung kommuniziert wurde:

Jede Person meiner Behörde hat eine Schreibtischnummer, aufsteigend vergeben mit Eintritt in den Dienst. Am Ende jeder Woche – freitagnachmittags, wenn alle anderen bereits im Behördenwochenende sind – gehen die Bediensteten der Korridorleitwarte alle Büros ab und legen auf jeden Schreibtisch in einer vorgesehenen Ablage neue Kärtchen aus. Auf diesen Kärtchen ist die jeweilige Schreibtischnummer vorgedruckt.

Diese Karten nehmen wir nun immer auf unseren Kommunikationsgängen mit. Möchte nun Frau S. wie im obigen Beispiel eine Auskunft von Frau W. erhalten und trifft Frau W. nicht an, steckt sie ein Kärtchen mit ihrer Nummer in ein Klemmbrett an Frau W.s Bürotür.

Frau W. kann nun nach ihrer Rückkehr in den Dienst die Kärtchen in ihrem Klemmbrett in Empfang nehmen und einzeln die Stellen ablaufen, um Auskünfte zu geben.

Besuchende von außerhalb dürfen es ähnlich machen: Sie erhalten an der Pforte eine Besuchsnummer und stecken diese bei Nichtantreffen in das Klemmbrett. Mit dieser Besuchsnummer kann die Pforte dann eine Adresse identifizieren, bei der die Nichtantreffenden postalisch anfragen können, was denn das Auskunftsersuchen sei.

Als wir diese Lösung neu eingeführt hatten, war auch ich von den Vorteilen begeistert. Das lästige Notizschreiben fiel weg, das Stören der Büronachbarn gehörte der Vergangenheit an, Besuchende wussten verlässlich, dass sie eine Auskunft erhalten würden.

Schon nach einer Woche aber fielen mir die ersten Hemmnisse auf. Kein Mensch weiß alle Schreibtischnummern auswendig. Zwar besitzt jeder Trakt eine Auskunftsstelle, die mir anhand der Schreibtischnummer Namen und Büro entschlüsseln kann. Doch bedeutet das, dass der Weg zur Auskunftsstelle notwendig ist. Hinterließ mir etwa Frau N. von der anderen Korridorseite die Schreibtischnummer im Klemmbrett, wäre der Weg über die Auskunftsstelle ein (leider notwendiger) Umweg. Wie viele andere Personen legte ich mir also eine Kartei an, in der ich häufige Anklopfende mit ihrer Schreibtischnummer eintrug. Es tat mir rasch etwas leid, dass diese Aufbauarbeit Dienstantretende jeweils neu leisten müssen.

Als ich mich selbst, die neue Lösung galt etwa sechs Wochen, für eine Auskunft im nebenliegenden Büro aufgehalten hatte, fand ich hinterher eine mir unbekannte Schreibtischnummer in meinem Klemmbrett vor. Ich ging also zur Auskunftsstelle, wusste, welcher Kollege mich nicht angetroffen hatte. Das war etwas ärgerlich, denn der Kollege, Herr R., war aus einem weiter entfernten Flügel gekommen. Hätte er eine Tür weiter angefragt und mich dort getroffen, dann wäre mein Gang zu ihm erspart geblieben. Ich ging, da ich noch eine Besprechung anstehen hatte, erst nachmittags hinüber. Dort traf ich überraschenderweise Frau N. aus meinem Trakt an: Herr R. war, der Dringlichkeit seiner Anfrage wegen, noch einmal gekommen und hatte mich wieder nicht angetroffen. Daher hatte er auch bei Frau N. geklopft, die aber in derselben Besprechung wie ich gesessen hatte. Weisungsgemäß hatte er seine Schreibtischnummer auch an ihrem Klemmbrett hinterlassen. So kam es, dass entweder Frau N. oder ich den Weg umsonst gegangen war.

Die Unzufriedenheit wuchs, hatten die Personen in meiner Behörde doch eine zielführende Lösung für den Auskunftsfluss gefunden: miteinander reden. Also ließen einige rebellische Jüngere ihre Schreibtischnummerkarten in ihrem Büro liegen und versuchten auf herkömmliche Weise, Auskunft zu erhalten. Allerdings hatte die Weisung Gültigkeit. So gab es mahnende Gespräche und die Lösung wurde verschärft: Jeder Dienst- und Kommunikationsgang hat mit Schreibtischnummerkarten stattzufinden. Vergisst jemand versehentlich seine Karten, erhält er an der Stelle jeder Korridorleitwarte eine Ersatzkarte gestempelt. Die Korridorleitwarte wacht zudem darüber, dass jedem unbeantworteten Anklopfen auch ein weisungsgemäßes Anklemmen einer Karte folgt.

So kommt es nun vor, dass ich manchmal morgens aus einer Besprechung an meine Bürotür herantrete und eine Liste von zehn mir unbekannten Schreibtischnummern vorfinde; bisweilen kommen darunter auch mehrfach dieselben vor. Manche dieser Anklopfenden haben ihre Nummern dann auch, wie Herr R., der Dringlichkeit wegen bei den Nachbarbüros hinterlassen.

Das kann so nicht bleiben.

Ich habe schon überlegt, ob ich einfach, wenn ich selbst jemanden nicht antreffe, auf der Rückseite der Karte eine handschriftliche Notiz hinterlasse, wenn sich mein Anliegen erledigt haben sollte. Beim nächsten Kommunikationsgang werde ich einen Stift mitführen.

Manchmal wünsche ich mir die Welt zurück, wie sie vor dem Zusammenbruch unserer digitalen Systeme war.